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13 consigli per gestire il conflitto in una conversazione difficile e raggiungere il proprio obiettivo

  • 13 consigli per gestire una situazione difficile e ottenere ciò che vuoi

A tutti è capitato, almeno una volta, di trovarsi in una situazione di conflitto a lavoro. E a nessuno piace litigare col proprio capo o col proprio collega, dover riprendere un collaboratore o comunicare un ritardo ad un cliente.

Spesso, in questi casi, tendiamo a rimandare il più possibile il momento in cui confrontarci con l’altro. È una buona strategia? No, nascondere la polvere sotto il tappeto non porta niente di buono e a lungo andare danneggia le relazioni e ci fa sentire più stressati.

Vediamo insieme come affrontare nel miglior modo possibile le conversazioni difficili, cambiando il modo in cui pensiamo queste situazioni. Perché se siamo in grado di prepararci bene, possiamo ottenere risultati migliori.

Affrontare una conversazione difficile

1. Non rimandare

Non mi va di parlarne. Non è questo gran problema. Non vale la pena litigare per questo. Per questa volta non dico niente, ma la prossima…

Queste sono alcune delle scuse che ci diciamo per rimandare la conversazione difficile. A chi non è capitato di dirle almeno una volta?

Il fatto è che il momento ideale in cui affrontare un problema non si verifica mai. Continuando a rimandare, accumuliamo malumore finché non esplodiamo e abbiamo una reazione distruttiva. Per quanto spiacevoli, certe conversazioni è meglio averle il prima possibile. Se è successo qualcosa di specifico che ha suscitato emozioni forti o generato un conflitto, lasciamo a noi stessi e all’altra persona il tempo che serve per calmarsi, ma non più di questo.

2. Non puoi piacere sempre a tutti

Uno dei motivi per cui tendiamo ad evitare il conflitto è che vogliamo piacere a tutti. Essere apprezzati è un bisogno fondamentale, è naturale, a nessuno piace essere l’antipatico del gruppo, ma purtroppo non è sempre possibile e spesso non è la cosa più importante.

Affrontare una conversazione difficile con curiosità e rispetto, sia per sé che per l’altra persona, tende a produrre lo stesso effetto nell’interlocutore. Il rispetto e la stima sono importanti tanto quanto piacere.

3. Non rimuginare

Tante volte a lavoro, ma non solo, abbiamo immaginato la conversazione perfetta, in cui abbiamo detto al nostro interlocutore tutto quello che pensavamo di lui o della situazione e lui, pur argomentando, alla fine non poteva che darci ragione. Ma quante volte la conversazione è andata davvero come l’avevamo immaginata?

Mai. Non succede mai. Avere chiaro cosa vogliamo dire, quali sono i punti che vogliamo affrontare è utile e importante, ma la conversazione non andrà mai come l’abbiamo immaginata. Quindi fare un piccolo promemoria va bene, ma prepararsi un copione è inutile e controproducente, perché rende più difficile rispondere ad obiezioni che non avevamo previsto o punti di vista che non avevamo considerato.

Rimuginare, inoltre, ci costringe a stare nelle emozioni negative e non fa altro che aumentare il nostro malessere e la nostra frustrazione.

4. Stai calmo e rilassati

Non affrontare una conversazione difficile in un momento in cui sei stanco, stressato o pressato da altre incombenze.

Più sei calmo e concentrato, più sei in grado di gestire il conflitto. Per arrivare al momento della conversazione in uno stato di maggiore calma, puoi fare delle pause durante il giorno e dedicarti alla respirazione o alla mindfulness.

Prova ad adottare questa tecnica anche se la richiesta di affrontare una discussione non viene da te, ma da un’altra persona: allontanati 5 minuti con una scusa, ad esempio di andare in bagno, e approfittante per respirare.

5. Adotta un atteggiamento positivo

Il modo in cui ci rappresentiamo una qualsiasi situazione determina il modo in cui quella situazione ci fa sentire, da un punto di vista emotivo, e di conseguenza anche il modo in cui ci comportiamo in quella situazione, le cose che facciamo e quelle che diciamo.

Etichettare una conversazione come difficile fa sì che lo sia davvero, ci mette di malumore e arriviamo al momento decisivo più nervosi e stressati. Lo stress pregiudica le nostre prestazioni e fa diminuire le nostre capacità cognitive. Adottare un atteggiamento mentale (mindset) positivo, di contro, ha l’effetto opposto: ci predispone ad affrontare la conversazione con un altro spirito e con altri modi. Non potremo mai ottenere un risultato positivo se non ce lo prefiguriamo.

Allora, prova a pensare la conversazione non come difficile, ma come costruttiva e agganciala ad un risultato positivo: non stai per dire di no al tuo capo, ma stai per proporgli una soluzione diversa e migliore; non stai per criticare un tuo collega o collaboratore, ma gli darai un feedback utile per il suo sviluppo; la conseguenza non sarà un disastro, ma una relazione più solida e sincera.

6. Sii empatico

Se la conversazione è difficile per te, è probabile che lo sia anche per l’altra persona, sia per i contenuti che da un punto di vista emotivo. Meglio allora avere un approccio basato sulla’empatia.

Connettersi alle emozioni dell’altra persona, averne rispetto, essere compassionevoli può rendere più facile affrontare argomenti sgradevoli.

Se sei tu a dover dare una cattiva notizia, non cercare di suscitare l’empatia del tuo interlocutore con frasi come anche per me è difficile dire questa cosa o mi dispiace molto dovertelo dire.

7. Sii diretto e onesto

Il rispetto e l’empatia sono la base che ti consente di essere sincero, onesto e diretto nell’affrontare gli aspetti negativi della discussione, senza girarci troppo attorno con il rischio che l’altra persona si senta presa in giro.

Anzi, sul rispetto e sulla sincerità si possono costruire relazioni gratificanti per entrambi gli interlocutori.

8. Rallenta e ascolta

Prima di iniziare la conversazione, chiediti cosa ne pensa l’altra persona, qual è il problema dal suo punto di vista, e non dare per scontato ciò che ti immagini: chiediglielo, in maniera aperta e franca, con un interesse sincero nei confronti di ciò che pensa e di ciò che prova.

Durante la conversazione, rallenta. Di solito, nelle situazioni conflittuali, mentre l’altro parla tendiamo a pensare a cosa diremo quando verrà il nostro turno e l’altra persona se ne accorge, sempre.

È una mancanza di rispetto e non serve a niente. Rallentare il ritmo, fare delle pause, ci consente di comprendere meglio ciò che ci stanno dicendo, di riflettere su quali sono le parole migliori che possiamo usare e comunica all’altra persona che lo stiamo ascoltando veramente.

Se vogliamo davvero raggiungere l’obiettivo positivo che ci siamo posti e che nonostante le difficoltà la relazione con l’altra persona si rafforzi, accettare il punto di vista dell’altro è fondamentale; concentrarsi sull’ascolto è più utile che pensare a cosa dire. Altrimenti non è una conversazione, ma solo uno scontro.

9. Sii propositivo

Spesso una conversazione è difficile perché temiamo di mettere in difficoltà l’altra persona. Un modo per attenuare questo aspetto è quello di assumere un atteggiamento il più possibile propositivo, preparando delle alternative o qualcosa che possiamo dare in cambio, per aiutare l’altra persona a trovare una via d’uscita onorevole.

10. Valuta com’è andata la discussione

Al termine della discussione, prenditi 10 minuti per riflettere su come è andata: come ti sei sentito? Hai raggiunto l’obiettivo? Cosa avresti potuto fare di diverso? Cosa avresti potuto fare meglio?

Tienine conto, la prossima volta.

Cosa fare dopo, se è andata male

A volte, nonostante il nostro impegno, la conversazione va comunque male: i toni si alzano, le emozioni sono negative, non vedevamo l’ora che finisse.

Ma, a meno che non siamo usciti dalla sala riunioni sbattendo la porta e promettendo dimissioni, con quelle persone dovremo continuare a lavorarci e per questo dobbiamo fare tutto ciò che possiamo per superare lo scontro e ricostruire la relazione.

1. Accetta che è successo

La tentazione di fare finta di niente e sperare che le cose si sistemino da sole, a poco a poco, è molto forte. Ma spesso è una pia illusione. Noi non sappiamo come comportarci, i nostri interlocutori nemmeno.

Meglio accettare che sia successo e agire concretamente per gestire il dopo, riconoscendo che la conversazione è stata difficile e focalizzando la propria attenzione sugli aspetti positivi e su cosa possiamo fare da quel momento in poi.

2. Vai oltre

La prima cosa da fare è quindi uscire dallo stallo, andare oltre.

Ad esempio: se il tuo capo ha bocciato un progetto che avevi elaborato, vuol dire che non avevi capito le sue aspettative o cosa serviva davvero. Riconoscerlo, comunicalo al capo (a voce o anche per iscritto) e rimettiti al lavoro.

Alla base di un comportamento del genere c’è un atteggiamento propositivo, con il quale puoi dimostrare di essere resiliente, orientato alle soluzioni e di voler stare nella conversazione, per quanto possano esserci state delle difficoltà o un conflitto.

Questo comportamento apre una via d’uscita dal conflitto, verso una zona di comprensione dei problemi e di (ri)costruzione di rispetto e stima.

3. Focalizzati sulla costruzione di una relazione a lungo termine

Avere punti di vista differenti con il proprio capo, un collega o un collaboratore è normale. Sarebbe strano se non succedesse mai. E quindi qualche conversazione difficile va messa nel conto.

Ma nessun rapporto lavorativo può durare se i momenti di confronto sono sempre momenti di scontro. Il rischio è di essere isolati o considerati esclusivamente fonti di problemi.

Se non possiamo evitare gli scontri, possiamo però fare in modo che non siano l’unica modalità con cui ci relazioniamo con una o più persone, concentrandoci su quegli aspetti o quegli spazi nei quali possiamo costruire una relazione positiva.

Quali obiettivi sono importanti sia per te che per il tuo collega? Quali sono gli impedimenti che avete entrambi e di cui dovete essere consapevoli? Cosa è importante per ognuno di voi, senza che l’altro ne sia a conoscenza?

Sintonizzarsi su un obiettivo più grande e comune, come il perseguimento della missione aziendale, consente di vedere sotto una luce diversa anche gli scontri o i conflitti tra i membri di una organizzazione.

Senza dimenticare quella che forse è la cosa più importante di tutte: siamo persone, abbiamo emozioni, pensieri, desideri, stati d’animo, hobby, passioni, famiglie… Se proprio non riusciamo a trovare un modo di conciliare i nostri punti di vista lavorativi, possiamo sfruttare le pause e gli eventi sociali per connetterci agli altri come persone e creare una base di rispetto che renda più facile lavorare insieme.

Conclusione

Affrontare una conversazione difficile e gestire adeguatamente anche ciò che viene dopo non è facile, ma è una competenza essenziale non solo per raggiungere i propri obiettivi lavorativi, ma anche per migliorare la qualità della vita nei luoghi lavoro: stare meglio noi, far stare meglio gli altri.

Come tutte le competenze, può essere migliorata attraverso la formazione, il coaching, il lavoro su di sé e, soprattutto, la pratica: non potrai mai ottenere un risultato diverso, se continuerai a fare le cose nello stesso modo.

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By | 2017-06-21T08:05:24+00:00 mercoledì 21 giugno 2017|Coaching|0 Comments

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